Als wichtiger Aspekt sollte die unterschiedliche buchhalterische und auch bilanzielle Behandlung der dargestellten Formen der Nutzungsüberlassung als auch des Kaufs in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
Der Kauf
Der Käufer eines Computers wird zivilrechtlicher Eigentümer des Wirtschaftsgutes. Somit muß er diesen Gegenstand in seiner Bilanz aufnehmen und auf der Aktivseite ausweisen. Da es sich nicht um ein Bilanzierungswahlrecht handelt, bleibt für Gestaltungsalternativen wenig Spielraum.
Bei der Bilanzierung von Computern ist darauf zu achten, daß der ganze PC, einschließlich Systemsoftware und Peripheriegeräte einer einheitlichen Aktivierungspflicht unterliegt. Angesetzt werden die gesamten vom Käufer aufgewendeten Beträge, einschließlich der Kosten der Inbetriebnahme. Der sich ergebende Betrag wird als Grundlage für die Abschreibung herangezogen. Aktuell werden Computer über eine Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben.
In anderen Worten heißt dies, daß die so genannten Anschaffungskosten über 3 Jahre in jährlich gleichen Beträgen gewinnmindernd (als Abschreibung) zu verbuchen sind.
Um einen Nachweis über das Anlagevermögen des Unternehmers führen zu können ist zwingend die Aufnahme in ein so genanntes Anlageverzeichnis erforderlich. Hierbei handelt es sich um eine zweite Buchhaltung, die zusätzlich zur Finanzbuchhaltung zu führen ist. Wird der Kauf durch einen Kredit finanziert, so ist auch dieser zwingend in der Bilanz des Unternehmers auf der Passivseite auszuweisen. Die anfallenden Zinsen sind in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand aufzunehmen und mindern den Gewinn.
Da bei einem mit Fremdmitteln finanzierten Kauf die Verbindlichkeiten zunehmen, kann dies auf bestimmte Unternehmenskennzahlen negative Auswirkungen haben.
Die Miete
Im Gegensatz zum Kauf erwirbt der Mieter kein Eigentum an dem überlassenen Gegenstand. Es besteht keine Pflicht, das Wirtschaftsgut in der Bilanz auszuweisen. Jedoch darf dies auch nicht wahlweise erfolgen.
Die Gefahr eines Mietkaufs, also eines versteckten Ratenkaufs, und seiner negativen Konsequenzen wird dadurch vermieden, daß ein Verkauf des Mietgegenstandes an den Mieter vertraglich ausgeschlossen werden soll. Die vom Mieter monatlich zu tragenden Mietaufwendungen stellen Betriebsausgaben und somit laufenden Aufwand dar. In Erscheinung nach außen tritt dies nur in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Das Leasing
Die Behandlung der gängigen Leasingverträge ist der eines Mietvertrages ähnlich. Allerdings muß bei Leasingverträgen immer darauf geachtet werden, daß die strengen steuerlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese sind in einem ausführlichen Erlaß des Bundesfinanzministeriums dargestellt.
Aufgrund der Kürze dieses Beitrags soll auf eine detaillierte Ausführung hierzu verzichtet werden. Es wird dargelegt, ob der Leasingnehmer oder der Leasinggeber den Gegenstand zu bilanzieren hat. Kommt man zum Ergebnis, daß den Nutzenden (Leasingnehmer) die Bilanzierung trifft, so erfolgt die Behandlung wie beim Kauf, d. h. die Aufnahme des genutzten Wirtschaftsgut und einer eventuellen Verbindlichkeit für die Finanzierung in der Bilanz des „Leasingnehmers“.
Konsequenzen bei Beendigung der Nutzung
Unterschiedlich ist auch die Behandlung nach Ablauf des Miet- oder Leasingvertrages, bzw. der Ersatzbeschaffung bei gekauften Wirtschaftsgütern. Bei beiden Formen der Nutzungsüberlassung wird der Miet-, bzw. Leasing-gegenstand einfach an den Vermieter, bzw. den Leasinggeber zurückgegeben. Ein zusätzlicher Aufwand in finanzieller, buchhalterischer oder gar bilanzieller Form ist nicht erforderlich.
Bei gekauften Gegenständen wird der Unternehmer versuchen, den nicht mehr benötigten Gegenstand zu verkaufen. Gerade im EDV-Bereich gestaltet sich die Suche nach einem potentiellen Erwerber, der bereit ist für den Gegenstand noch etwas zu bezahlen, als schwierig. Ist der Gegenstand zum Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung technisch bereits so veraltet oder abgenutzt, daß sich kein Interessent finden läßt, bleibt nur die Verschrottung.
Beide Alternativen sind mit zeitlichen, aber in der Regel auch finanziellen Belastungen verbunden. Als weiterer Aufwand kommt die Ausbuchung des Wirtschaftsguts aus der zusätzlich zu führenden Anlagebuchhaltung dazu. Wird der Gegenstand erfolgreich verkauft, muß der erzielte Veräußerungsgewinn als sog. „sonstiger betrieblicher Ertrag“ erfaßt und versteuert werden, sofern er den Restbuchwert übersteigt.